Вопрос-ответ

Какие виды работ подразумеваются под «архивной обработкой документов»?

Архивная обработка документов представляет собой многоступенчатый процесс, в ходе которого документы тщательно изучаются с точки зрения их содержания, оформления и ценности. Первым из этапов архивной обработки является экспертиза ценности. По ее итогам все дела, отобранные на хранение, систематизируются по установленным срокам и составляются их описи. Если существует необходимость перевода документов в электронный вид, они сканируются и добавляются в электронный архив. Затем все дела переплетаются и передаются на хранение в соответствующее архивохранилище. Помимо перечисленных работ архивная обработка включает в себя постоянный контроль за соблюдением систематизации и поддержание порядка в делах, переданных на хранение ранее, а также отслеживание истечения сроков хранения, подготовку к уничтожению документов и само их уничтожение.

Если в нашей организации документооборот совсем небольшой, но мы все же хотели бы воспользоваться архивным сопровождением, сколько это будет стоить?

Здравствуйте! В вашем случае необходимо предметно обсуждать необходимый перечень работ и услуг. В подобных ситуациях мы используем персональный подход.

В чем преимущество комплексного архивного обслуживания?

Основным преимуществом комплексного архивного обслуживания является высвобождение ресурсов организации, ранее занятых архивной обработкой документации. При передаче архивных работ в ведение нашей компании вы сможете больше не заботиться о необходимости комплектации архива, его обслуживания, а также содержания в надлежащем состоянии архивохранилища. Отпадает необходимость в дополнительных работниках, а зачастую работающие сотрудники освобождаются от непрофильной для них деятельности. Ну и безусловно, при комплексном сопровождении сохраняется единый подход к архивным работам, исключается потеря информации, сохраняется ее конфиденциальность.

Какими нормативными документами руководствуются специалисты при архивной обработке документов?

Основными документами, которыми руководствуются наши специалисты являются Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст), Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Наши специалисты так же постоянно отслеживают все актуальные изменения в области делопроизводства и архивного дела и поэтому владеют всеми необходимыми сведениями и знаниями для осуществления своей деятельности.